Private Nutzung von Firmenwagen

Sie nutzen einen Firmenwagen und sind als Handwerker oder Servicetechniker mit dem Fahrzeug zu Kundenterminen unterwegs? Wie werden diese Fahrten vom Finanzamt gewertet und welche steuerlichen Richtlinien sind hier zu berücksichtigen? Es gibt tatsächlich einige steuerliche Aspekte zu beachten, die man auf den ersten Blick falsch verstehen könnte. Wir versuchen Licht ins Dunkel zu bringen, wie Sie Ihren Dienstwagen richtig versteuern:

Klar ist, dass ein Firmenwagen als geldwerter Vorteil dem Lohnsteuerabzug unterliegt und somit sozialversicherungspflichtig ist, wenn er für private Zecke genutzt wird. Dabei wird der geldwerte Vorteil zur Versteuerung dem Bruttolohn des Arbeitnehmers angerechnet, danach aber von den Nettobezügen wieder abgezogen. Bei der Versteuerung wird erst einmal davon ausgegangen, dass ein Firmenwagen eben auch privat genutzt wird: der sog. Anscheinsbeweis.

Zum Beispiel dann, wenn Ihr Arbeitgeber eine private Nutzung schriftlich ausschließt oder wenn das Fahrzeug (weil es sich um einen Werkstattwagen oder Monteurfahrzeug handelt) offensichtlich nicht für die private Nutzung geeignet ist. Für Transporter gilt, dass Nutzfahrzeuge mit fensterloser Ladefläche ausschließlich zur Güterbeförderung eingesetzt werden wodurch tendenziell ausgeschlossen ist, dass man diese für Privatfahrten mit der Familie nutzt. Dabei hilft es, wenn man dem Finanzamt vorweisen kann, dass man ein weiteres privates Fahrzeug zugelassen hat.

Bei Monteuren und Außendienstmitarbeitern, bei denen das Fahrzeug aus rein betrieblichen Interessen gestellt wird, liegt kein geldwerter Vorteil vor. Zum Beispiel, weil das Fahrzeug nur deshalb mit nach Hause genommen wird, da der Weg zum nächsten Einsatzort direkt von dort aus angetreten werden kann und nicht erst eine Fahrzeugübernahme im Betrieb stattfinden muss. Die Zeit des Mitarbeiters wird in diesen Fällen effizienter genutzt, dem Unternehmen kommen zudem Einsparungen für Parkplätze und Fahrzeugorganisation zu Gute. 

Nutzen Sie den Firmenwagen dennoch privat – selbst, wenn die oben genannten Ausnahmen zutreffen – dann greift die Pflicht zur Versteuerung des Geldwerten Vorteils zu. Diese Versteuerung kann pauschal mit einem Prozent des Bruttowertes des Fahrzeuges pro Monat erfolgen oder aber über eine genaue Auflistung aller Fahrten per Fahrtenbuch.

Was heißt das nun konkret?

In der Praxis kommt meist die 1-Prozent-Regelung zum Einsatz: Der Betrieb schlägt bei der monatlichen Gehalts­abrechnung jeweils 1 Prozent vom Brutto-Listen­preis des Autos dem steuer- und sozialversicherungs­pflichtigen Verdienst zu. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit kommen pro Monat je Entfernungs­kilometer 0,03 Prozent des Listen­preises hinzu.

Ein Beispiel: Beträgt der Listenpreis des Fahrzeugs 45.000,00 Euro, hat der Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil von 450,00 Euro. Das macht 5.400,00 Euro pro Jahr. Diese werden zum Einkommen gerechnet und müssen versteuert werden.

Mindern lässt sich dieser Betrag durch ein zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber abgeschlossenes Nutzungsentgelt. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer für die Dienstwagen Privatnutzung ein monatliches vereinbartes Nutzungsentgelt zahlt, beispielsweise 150,00 Euro. Diese werden vom Nettogehalt abgezogen – und mindern die Steuerlast der 1-Prozent-Regelung.

Private Fahrten mit dem Firmenwagen können alternativ durch das Führen eines Fahrtenbuches abgerechnet werden. Dabei sind jedoch einige Besonderheiten zu beachten. Der Bundes­finanzhof fordert hier, dass das Fahrtenbuch eine buchförmige Gestalt haben und zeitnah aktualisiert werden muss. Für die Anerkennung durch das Finanzamt sind nach jeder Fahrt folgende Eintragungen zu machen:

Welche Versteuerung güns­tiger ist, ist stets individuell zu ermitteln. Es gibt hier zwar keine Faustformel, Anhalts­punkte aber schon.

Wenn die pauschale Versteuerung nicht Ihrem tatsächlichen Fahrverhalten entspricht, rechnen Sie am besten mit dem Fahrtenbuch fahrtgenau ab. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn die privaten Fahrten nur einen geringen Anteil haben.  

Auch der Arbeitsweg spielt eine Rolle bei der Wahl der Berechnungsmethode. Nehmen Sie als Arbeitnehmer das Firmenfahrzeug mit nach Hause und fahren morgens mit ihm wieder in die Firma, gelten Sonderregeln. Dann nämlich greift die 0,03 Prozent Regel. Um diesen Wert pro Kilometer Arbeitsweg erhöht sich der Wert, der nach der 1-Prozent-Regelung ermittelt wurde. Urlaub und Krankheiten gelten nicht, der Fixbetrag wird jeden Kalendermonat fällig.

Die Fahrt von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte, in der Regel dem Arbeitsort, erhöht die Pauschale um 0,03 % des Bruttolistenpreises. Bei Außendienstmitarbeitern entfällt dieses, sobald diese vom Wohnort direkt ohne Umweg über die Firma zu den Kundenterminen fahren. Diese Fahrt gilt nicht als Arbeitsweg, sondern als Fahrt im Rahmen einer Auswärtstätigkeit. Da nicht jeder Arbeitstag mit einem Kundentermin beginnt, gibt es die 0,002 Prozent Regelung. Diese lohnt sich, wenn der Außendienstler jährlich an weniger als 180 Tagen den Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte hat. Das Fahrtenbuch ist aber wegen der detaillierten Dokumentation hier dennoch die empfehlenswerte Alternative.

Ein Wechsel zwischen der 1-Prozent-Regelung und einem geführten Fahrtenbuch zur Versteuerung Ihres Firmenwagens ist immer nur zum Jahreswechsel möglich. Dieses aber jedes Jahr. Innerhalb eines Kalenderjahres können Sie switchen, wenn Sie das Fahrzeug selbst durch ein neues ersetzen.